1.  GENERALIDADES

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros.

Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

a)    Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.

b)    Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

c)    Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”. Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

d)    Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos”.

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:

(i) Cuando el Titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

e)    Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. También la ley define los siguientes roles

 

a.    Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. Celsius S.A.S., de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos,

b.    Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. El Coordinador de sistemas podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles.

c.     Administrador de base de datos personales: Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

d.    Gestor: El Coordinador de sistemas llevará el control del registro de las bases de datos con información personal que hay en la empresa Celsius S.A.S. y apoyara el ingreso de la información en el Registro Nacional de Base de Datos.

e.     Garante: El Coordinador comercial coordinará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los titulares realicen a la Superintendencia.

 

2.     DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos.

Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc.

La ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

 

3.     DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Celsius S.A.S., además de ser la autoridad de protección de datos personales tiene la calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la entidad.

Son deberes de los Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de la empresa Celsius S.A.S. los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

a)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b)    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c)    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e)    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f)     Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g)    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h)    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.

i)     Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j)     Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.

k)    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l)     Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n)    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta Celsius S.A.S.

 

4.     DERECHOS DE LOS TITULARES

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

c)    Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d)    Presentar ante la empresa Celsius S.A.S. quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando Celsius S.A.S. haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f)     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

 

5.     DEBERES DE LOS USUARIOS

Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley y demás que rijan su actividad, los usuarios de la información deberán:

1.    Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores de los bancos de datos, por las fuentes o los titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada, en los términos de la presente ley.

2.     Informar a los titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información.

3.     Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.

4.     Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la presente ley.

5.     Los demás que se deriven de la Constitución o de la presente ley.

 

6.     LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con el Art. 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1.    Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2.     Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3.     Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4.     Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

7.     PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a)    A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

b)    A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c)    A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

8.     AUTORIZACIÓN

Celsius S.A.S. garantiza la adopción de procedimientos para solicitar al titular la autorización previa, expresa, libre e informada, la cual puede ser obtenida por medio físico o electrónico que permita su consulta y verificación posterior.

 

9.     CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN PARA LA INFORMACIÓN DE DATOS

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a)    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b)    Datos de naturaleza pública;

c)    Casos de urgencia médica o sanitaria;

d)    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e)    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

 

10.  DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

Celsius S.A.S., al momento de solicitar al Titular la autorización, informará de manera clara y expresa lo siguiente:

a)    El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

b)    El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

c)    Los derechos que le asisten como Titular.

d)    La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

 

11.  AVISO DE PRIVACIDAD

Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, Celsius S.A.S. informará, por medio de un aviso de privacidad al titular, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

 

12.  CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1.     Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

2.     El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

3.     Los derechos que le asisten al titular.

4.     Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.  

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá a Celsius S.A.S. de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este decreto.

 

13.  PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES Y DE REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Celsius S.A.S. garantiza la inclusión en los procedimientos que reglamentan los usos de la información que se brinda.

Celsius S.A.S. encargada de garantizar a los titulares la atención oportuna a las solicitudes de acceso, actualización, supresión o rectificación de sus datos personales.

Estas solicitudes o reclamaciones podrán ser recibidas en medio físico o electrónico en el correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., serán respondidas en un plazo no mayor a 15 días hábiles y deberán contener como mínimo la siguiente información:

1.     El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

2.     Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

3.     La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4.     En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

5.     La descripción clara de los hechos y la solicitud o reclamo que se eleva a Celsius S.A.S.

El titular podrá presentar cualquier tipo de reclamación teniendo en cuenta la información contenida en el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

 

14.  RECLAMOS

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la coordinación de calidad en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

15.  PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Celsius S.A.S. en atención a lo establecido en la ley 1581 de 2012 aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en el tratamiento de datos personales, es decir, en su proceso de recolección, uso, almacenamiento, transferencia y disposición de datos personales:

a)    Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la ley, en el presente Manual y en las demás disposiciones que complementen o desarrollen.

b)    Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al TITULAR.

c)    Principio de libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d)    Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e)    Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del TITULAR a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f)     Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley vigente y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g)    Principio de seguridad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h)    Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

MARCO LEGAL Y CONSTITUCIONAL

La empresa Celsius S.A.S. acoge a lo establecido en los Art. 15 de la Constitución Política de Colombia, derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar actualización y rectificación respecto a los datos personales. Se integran al presente Manual las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 que desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

 

VIGENCIA

El presente Manual rige a partir de la fecha de aprobación por parte del gerente a los 30 días del mes de enero de 2018.

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